Preguntas Frecuentes

1. ¿ Qué es GS1?

2. ¿Es el Sistema GS1 verdaderamente internacional?

3. ¿Cuáles son los beneficios de usar los estándares GS1?

4 . ¿Qué sectores utilizan los estándares GS1?

5. ¿Qué debo hacer para afiliarme a GS1 Venezuela y obtener mi prefijo de empresa?

6. ¿Quién debe codificar el producto?

7. ¿Porqué cuando solicito los códigos de barras me asignan dos tipos de códigos?

8. ¿ Qué debo hacer si no tengo espacio para colocar el código GTIN-13 en mi producto?

9. ¿ Cuánto debo cancela por la asignación de los códigos?

10. ¿ En cuanto tiempo asignan los códigos de barras a mis productos?

11. ¿ Puedo conocer la lista de códigos asignado a mis productos?

12. ¿Qué diferencia hay entre el sistema GS1 y otros sistemas de codificación?

13. ¿Quién debe comunicar la numeración de los productos a los detallistas, mayoristas, etc.?

14. ¿Se leen indistintamente los códigos EAN y UCC, ahora GTIN en cualquier parte del mundo?

15. ¿Cómo debo codificar un producto que voy a exportar a Estados Unidos?

16. ¿Debo mantener doble inventario de empaques para un mismo producto?

17. ¿Por qué me conviene participar en los comités?

18. ¿Cómo participar en el comité de su interés?

19. ¿ Qué debo hacer para imprimir los códigos de barras luego de recibida la numeración asignada por GS1 Venezuela ?

20. ¿Los códigos asignados a mis productos pueden ser leídos en otros países?

21. ¿Cuáles colores pueden usarse en el código de barras que imprimo en mi producto?

22. ¿Puedo reasignar los códigos de barras de productos que no saldrán más al mercado?

23. ¿Si mi producto ha sufrido modificaciones puedo mantener el mismo código de barras?

24. ¿Cuál es la diferencia entre Lectura y Verificación de un código?

1. ¿Qué es GS1 ?

R: "GS" significa Global System, Global Standard y Global Solution, y " 1" representa la posición número uno como sistema mundial de estándares, como único lenguaje para el comercio y los negocios de todo el mundo. GS1 es el nombre con el que se conocerá a EAN Internacional (oficinas principal en Bruselas, Bélgica) a partir de febrero de 2005, luego de fusionarse con UCC (Uniform Code Council) de USA en el 2003. Las 102 organizaciones miembros de GS1 también cambiarán su denominación con la finalidad de ser identificadas en cualquier parte del mundo como las organizaciones número uno en estándares mundiales para la cadena de abastecimiento y comercialización. Por lo tanto GS1 Venezuela es la nueva denominación corporativa que comenzaremos a usar a partir del año 2005. Buscamos tener una sola visión estratégica, comunicarnos con una sola voz y actuar como una sola organización. Ya no somos sólo códigos de barras y EDI, somos además GDSN, EPCGlobal, Trazabilidad, Consultoría, ECR .

Subir

2. ¿Es el Sistema GS1 verdaderamente internacional?

R: Hoy alrededor de 1.000.000 compañías usuarias en el mundo utilizan el sistema GS1 a través de una red internacional de Organizaciones de Numeración representadas en oficinas locales en más de 101 países, los códigos EAN.UCC son la llave de acceso en más de 5.000.000.000 transacciones en puntos de venta diariamente, con estas cifras indudablemente somos la organización número uno a nivel mundial en manejo de estándares de codificación y aplicaciones logísticas de los mismos.

Subir

3. ¿Cuáles son los beneficios de usar los estándares EAN/UCC?

R: GS1 le ofrece a las compañías mejorar su eficiencia y productividad. La aplicación de los diferentes estándares EAN/UCC pueden resultar en mejoras significativas en operaciones de logística, reducción de costos por papelería, reducción en los tiempos de ordenes y despachos, mejor manejo de toda la cadena de suministros. Enormes ahorros en costos son obtenidos diariamente por empresas usuarias que han utilizado el sistema EAN.UCC, porque ellos aplican la misma solución para comunicarse con todos sus socios comerciales, mientras pueden trabajar libremente en sus aplicaciones internas.

Subir

4. ¿Qué sectores utilizan los estándares EAN/UCC?

R: Aunque el sistema EAN.UCC fue implementado al principio por la industria del retail, se ha expandido rápidamente para incluir una cantidad de sectores comerciales e industriales que querían identificar no solo productos de consumo masivo sino también libros, textiles, productos farmacéuticos, partes para vehículos y muchos otros productos y servicios. El aspecto multisectorial de los estándares significa que cualquier compañía en cualquier sector, sin importar donde esté localizada, puede utilizar los estándares.

Subir

5. ¿Qué debo hacer para afiliarme a GS1 Venezuela y obtener mi prefijo de empresa?

R: Deberá comunicarse con la Gerencia de Mercadeo de GS1 Venezuela y solicitar los requisitos para realizar la afiliación o puede bajarlos de la página Web. Una vez que tenga todos los recaudos incluyendo el depósito correspondiente, envié la información por fax, courier o entréguela personalmente en nuestras oficinas y la Asociación le asignará un prefijo a su empresa en los siguientes 5 días hábiles. Cualquier incumplimiento en los pasos a seguir para la afiliación , acarreará demoras en la asignación de los códigos de productos.

Subir

6. ¿Quién debe codificar el producto?

R: El dueño de la marca debe codificar el producto sin importar quién lo fabrica. Aquellas empresas que importan productos y los reempacan pueden solicitar su prefijo de compañía.

Subir

• Solicitud
  

  Marca	Descripción	Unidades x caja
  La Blanca	Arroz Blanco 20% GP 1KG0	12 Unidades

  
  
• Codificación
  

  Marca	Descripción	Código de Barras	ngfnfg
  La Blanca	Arroz Blanco % GP 1KG	7591234567890	(*)
  La Blanca	Arroz Blanco % GP 1KGx12 unds	27591234567893	(**)

(*) Un Código para la unidad de consumo (punto de venta)
(**)Un Código para la unidad de despacho y almacén.

Subir

8. ¿Qué debo hacer si no tengo espacio para colocar el código GTIN-13 en mi producto?

R: En este caso debe enviar muestras a GS1 Venezuela para realizar el estudio de rediseño de empaque. Si el problema persiste es necesario asignar un EAN/UCC-8.

Subir

9 . ¿Cuánto debo cancelar por la asignación de los códigos?

R: La asignación de códigos no reviste costo alguno. Sólo deberá estar solvente con el aporte de mantenimiento que debe ser cancelado anualmente.

Subir

10 . ¿En cuanto tiempo asignan los códigos de barras a mis productos?

R: Una vez recibida su solicitud, la respuesta será enviada en un lapso no mayor a 48 horas vía fax ó e-mail según lo requiera el afiliado.

Subir

11 . ¿Puedo conocer la lista de códigos asignados a mis productos?

R: Si, debe enviar una comunicación escrita vía fax o e-mail a la Gerencia Técnica de GS1 Venezuela solicitando una lista completa o base de datos de sus productos y le será enviada en un plazo no mayor a 48 horas.

Subir

12. ¿Qué diferencia hay entre el sistema GS1 y otros sistemas de codificación?

R: El sistema GS1 es lo que se conoce como un sistema abierto, pues permite, mediante el uso de un lenguaje común, la comunicación directa entre empresas en el ámbito nacional e internacional. Sistemas como 2 de 5 y 3 de 9 sólo pueden ser utilizados para aplicaciones internas dentro de las compañías. A estos sistemas se les llama cerrados pues no pueden ser utilizados para la comunicación entre socios comerciales.

Subir

13.¿Quién debe comunicar la numeración de los productos a los detallistas, mayoristas, etc.?

R: Cada empresa que solicite códigos a GS1 Venezuela deberá suministrar a sus socios comerciales la información sobre el número asignado a sus productos. De este modo el detallista podrá incluir el código de los productos en su base de datos.

Subir

14. ¿Se leen indistintamente los códigos EAN y UCC en cualquier parte del mundo?

R: La respuesta es Sí. El código UCC surgió en Estados Unidos y le siguió el código EAN en el resto del mundo. La diferencia es que el primero tiene 12 dígitos y el segundo tiene 13, pero ambos son totalmente compatibles. De hecho, hoy en día estos códigos forman parte del Sistema EAN.UCC. Todos los códigos de productos americanos se pueden leer perfectamente en Venezuela y todos los códigos de los productos venezolanos pueden leerse perfectamente en los Estados Unidos.

Subir

15. ¿Cómo debo codificar un producto que voy a exportar a Estados Unidos?

R: No hay requerimientos especiales de codificación para exportar nuestros productos a cualquier parte del mundo, incluido Estados Unidos: es válido el código EAN/UCC-13 asignado en GS1 Venezuela. A partir del 01/01/2005 Estados Unidos esta capacitado para leer códigos EAN/UCC-13 en la totalidad de sus comercios, grandes y pequeños.

Subir

16. ¿Debo mantener doble inventario de empaques para un mismo producto?

R: La respuesta es NO. De acuerdo a lo anteriormente explicado, un solo código es válido para un producto, pues es su cédula de identidad. No puede haber un mismo producto con dos códigos distintos, pues esto causa confusión en los mercados, más ahora que no hay límites en las rutas. ¿Quién garantiza que un producto X exportado a Miami no llegue a Buenos Aires y coincida con el mismo producto X que se exportó directamente a Buenos Aires? Si el primero se codifica con UCC (porque supuestamente va a Estados Unidos) y el segundo con EAN (porque supuestamente va al resto del mundo), finalmente podrá coincidir el mismo producto X con dos códigos distintos en un mismo mercado, causando un conflicto de identificación. El Sistema EAN.UCC es claro en un principio básico: un producto - un código. Si se decide a codificar con EAN-13, el código es válido dentro y fuera del país, por lo que no es necesario hacer una codificación especial UCC-12 para Estados Unidos.

Subir

17. ¿Por qué me conviene participar en los comités?

R: En los comités se reúnen fabricantes y comerciantes a lograr acuerdos que benefician a ambas partes, dentro de un marco de herramientas estándares y en un clima de discusión colaborativa, surgiendo ideas que se nutren con la visión de todos los participantes. Estos comités permiten la ruptura de las barreras tradicionales que dificultan las negociaciones. Participar en ellos puede hacer más efectiva su labor de negociación conjunta que si trabaja de forma individual. Además le permite estar al día con las tendencias acordadas, reduciendo el esfuerzo invertido en buscar soluciones que ya están inventadas. Si su competidor está en uno de los comités que coordina GS1 Venezuela, Ud. debe estar ahí!

Subir

18. ¿Cómo participar en el comité de su interés?

R: Con sólo estar inscrito y escribir a gdesarrollo@gs1ve.org para manifestar su voluntad de participar es suficiente. Si requiere de un entrenamiento previo sobre algunos de los conceptos que se manejan en cada uno de los comités, gustosamente la gerencia encargada de coordinarlo podrá atenderlo y de esta manera podrá incorporarse a los Grupos de Trabajo.

Subir

19. ¿Qué debo hacer para imprimir los códigos de barras luego de recibida la numeración asignada por GS1 Venezuela ?

R: Una vez asignados estos números deberá decidir como colocarlos en el producto: impresión directa sobre el empaque o impresión en etiquetas autoadhesivas. GS1 Venezuela en el momento de afiliar su empresa le entrega una lista de Proveedores de Servicios afiliados a nuestra Asociación, quienes pueden realizar la impresión de los códigos de barras. Consulte a GS1 Venezuela sobre la correcta ubicación del código, tamaño y colores.

Subir

20. ¿Los códigos asignados a mis productos pueden ser leídos en otros países?

R: Si, el Sistema GS1 es internacional y los códigos asignados son únicos en todo el mundo.

Subir

21. ¿Cuáles colores pueden usarse en el código de barras que imprimo en mi producto?

R: Es recomendable utilizar colores claros para el fondo y colores oscuros para las barras, con el objeto de obtener el mayor contraste posible entre barras y espacios. Nunca se debe utilizar el color rojo o naranja para las barras porque el haz de luz del escáner es de color rojo, por lo que este color es blanco para el escáner

Subir

22. ¿Puedo reasignar los códigos de barras de productos que no saldrán más al mercado?

R: Cada vez que se discontinúe un producto es preciso informar a GS1 Venezuela con el objeto de "congelar" el respectivo código durante 2 años. Luego de este periodo de tiempo, podrá ser reutilizado.

Subir

23. ¿Si mi producto ha sufrido modificaciones puedo mantener el mismo código de barras?

R: Si la modificación es significativa se debe asignar un nuevo código de barras. Si el fabricante o sus socios comerciales deben diferenciar este nuevo producto del anterior, en sus inventarios, es preciso asignar un nuevo código.

Subir

24. ¿Cuál es la diferencia entre Lectura y Verificación de un código?

R: La lectura de un código es realizada por un scanner en un punto de venta del comerciante. La lectura significa captar un código como clave de acceso a una base de datos, en la cual está contenida la identificación del producto, su precio, su inventario, etc. Si el código no ha sido previamente cargado a la base de datos, el scanner no podrá leerlo, generando un error en el punto de venta. Si el código ha sido cargado, pero no está bien impreso, el scanner tampoco podrá leerlo.

La verificación en cambio es realizada por un verificador, que es un equipo para determinar la calidad del código y nos indica los parámetros aceptables y rechazables del mismo. La verificación significa captar un código y analizar sus características impresas en el empaque (contraste, decodabilidad, colores, modulación, definición de bordes, etc.) pero no da ninguna información acerca de identificación y precio, por lo tanto, no es necesario que un código esté cargado en una base de datos para ser verificado. Como puede observarse, lectura y verificación son dos procesos diferentes. A simple vista, un scanner y un verificador pueden parecer iguales, pero cumplen funciones distintas. Si Ud. desea saber si un código será leído por un scanner, debe primero verificarlo. Si por confusión, se pretende verificar la calidad de un código con un scanner, aunque la calidad sea perfecta el scanner generará un error, especialmente si se trata de un producto que no ha sido incorporado a la base de datos del comerciante.

Las pruebas de verificación se realizan en GS1 Venezuela, no en los establecimientos comerciales. Si el código tiene la calidad correcta, se puede garantizar que, una vez cargado a la base de datos del comerciante, el scanner podrá leerlo. Presentar el certificado de calidad de GS1 Venezuela a un comerciante, asegurará que su producto sea bien recibido en el mercado.

Subir

Es muy importante que cuente con el apoyo del número uno de su empresa para que su participación sea productiva dentro de su organización.